Piattaforma per il supporto del processo contabile e logistico dell'azienda.
L'esigenza di gestire progetti e commesse è la caratteristica di aziende differenti, dalla società di ingegneria a quella di servizi. ln tutti questi casi è necessario un sistema gestionale integrato che permetta di supportare il processo contabile e logistico ma che sia anche orientato alla gestione della marginalità delle singole commesse. ln queste aziende in particolare sono necessari strumenti snelli e flessibili in modo da potersi concentrare sul core business aziendale. ln particolare monitorare costantemente l'andamento dei costi e dei ricavi e gestire la divisione del lavoro richiede uno sforzo notevole. Sforzo che spesso può essere realizzato solo a posteriori, non consentendo interventi dinamici in grado di ottimizzare le attività svolte. La piattaforma Progetti, con i suoi moduli Web, è stata pensata per venire incontro a questo tipo di necessità. Esigenze così diverse possono però essere ricondotte ad una modalità unica di gestione grazie alla possibilità di attivare o meno le singole funzionalità.
A cosa serve L'obiettivo di Progetti è quello di focalizzarsi sulla gestione delle commesse con il controllo dei costi e dei ricavi all'interno di una struttura flessibile composta da tre elementi fondamentali:
le attività di commessa
imateriali
le spese
Progetti comprende la gestione completa del ciclo attivo e del ciclo passivo collegato alle commesse, la pianificazione integrata con l\/licrosoft Project, la consuntivazione delle attività e delle spese anche via internet. La creazione, la predisposizione del budget, la visualizzazione di conti economici a consuntivo, le rolling forecast, e la redazione delle note spese, non sono che alcune delle funzionalità base messe a disposizione. Progetti non è però solo uno strumento dedicato ai progetti, bensì un sistema gestionale integrato completo che sfrutta le competenze di TeamSystem sulla gestione della contabilità, dei magazzini, del controllo di gestione.
A chi si rivolge Dalle società di servizi all'industria manifatturiera, negli ultimi anni si è affermato sempre di più il lavoro per commessa e progetti. Queste aziende potranno avere modelli organizzativi differenti a seconda del core business: produzione, impiantistica, formazione, consulenza, servizi, Perciascuno di questi settori Progetti può soddisfare le esigenze grazie alla flessibilità di gestione. Gli utenti di queste aziende saranno focalizzati sulla gestione del proprio business e potranno utilizzare il sistema come supporto sia alle attività operative che a quelle di controllo.
Vantaggi Lo sviluppo del verticale Progetti è nato dall'esperienza di TeamSystem con l'aiuto di professionalità del settore. Le funzionalità sono state sviluppate con l'obiettivo di rendere flessibile e semplice il controllo delle commesse e permettere il controllo della marginalità della commessa a più livelli, ossia non solo a livello totale, ma anche su elementi di controllo all'interno della struttura. La gestione dei flussi documentali di Progetti permette di gestire il ciclo attivo e passivo legato alla commessa in modo molto flessibile potendo creare un workflow degli ordini personalizzati dal cliente. La gestione integrata di Gamma Enterprise permette di avere immediatamente la vista in contabilità generale dei movimenti. ll modulo di controllo di gestione permette inoltre di definire viste personalizzate per centri di costo/commesse.
Caratteristiche Funzionali
Che cosa significa /avorare quotidianamente su una o più commesse?
Che cosa significa essere responsabile di una commessa?
Che cosa significa gestire i/ /avoro in azienda per commesse?
Progetti nasce per la gestione di queste problematiche. ll primo obiettivo è quello di poter controllare costi e ricavi della commessa a più livelli. Per questo motivo è stata introdotta una struttura flessibile di elementi logici chiamati nodi che rappresentano elementi di controllo per i costi e per i ricavi. Sulla struttura definita del progetto è possibile stimare ai differenti livelli un budget iniziale da aggregare successivamente sui livelli superiori del progetto. ln questo modo la gestione del budget iniziale può essere effettuata a differenti livelli di aggregazione. ll budget iniziale può successivamente essere controllato sia con l'emissione degli ordini di acquisto e di vendita (costo al momento dell'ordine), sia con la registrazione delle fatture (costo effettivo). Per chi è responsabile di una commessa significa poter monitorare l'avanzamento del progetto e il lavoro svolto dalle risorse impiegate. ll sistema di reporting risponde a queste esigenze. ll conto economico mensile, il consuntivo YTD (Year to Date) o UTD (Up to Date), l'avanzamento budgetario, l'accesso a tutti i dati delle risorse assegnate al progetto forniscono al responsabile tutte le informazioni utili per effettuare le scelte più opportune. La gestione del ciclo passivo inizia con l'emissione delle richieste di acquisto che permettono di strutturare un flusso informativo completo. ln questo modo ciascun utente chiede quello che è necessario.
La richiesta genererà successivamente il preventivo d'ordine da parte dell'ufficio acquisti che potrà lavorare sul sistema con richieste formalizzate e controllabili. Le richieste di acquisto, come qualsiasi altro documento di Progetti potrà essere soggetto ad un ciclo di autorizzazioni multiple, dipendenti anche dal valore della transazione. Il ciclo attivo permette la gestione di offerte di vendita con elementi differenti della struttura che compongono il budget di progetto:
materiali
attività
spese
elementi di aggregazione delle voci precedenti (nodi)
La fatturazione potrà essere effettuata in modalità differenti gestendo i SAL:
anticipi
rate
forfait
SAL
La logistica prevede una gestione completa del magazzino di progetto e la gestione della produzione specifica.
Per controllare le attività è integrato il modulo di Microsoft Project 2002 che permette di visualizzare il Gantt di pianificazione, modificarlo direttamente in Microsoft Project 2002 ed avere le date modificate direttamente in Progetti, oppure avanzare le attività. La consuntivazione delle ore utilizzate su progetto e delle spese sostenute può essere svolta in modo indifferente in Progetti oppure via Web in modo da facilitare il lavoro delle persone che svolgono le proprie attività lontani dall'ufficio.
Gli elementi indificati risultano integrati in modo completo con le altre funzionalità di Gamma Enterprise:
